چگونه سیستم تلفنی ویپ خود را بهتر مدیریت کنیم؟

چگونه سیستم تلفنی ویپ خود را بهتر مدیریت کنیم؟ با توجه به تغییرات ایجاد شده در نحوه کار سازمان ها و افزایش دورکاری افراد شاغل در موسسات گوناگون، راه اندازی سیستم تلفنی هوشمند ویپ ضروری به نظر می رسد.

چگونه ویپ را راه اندازی کنیم؟ سیستم تلفنی ویپ چیست؟ چه کاربردی در کسب و کار و بیزینس دارد؟ در این مقاله تصمیم داریم با آموزش مدیریت تلفن ویپ به عزیزانی که علاقه دارند از تلفن گویای هوشمند برای ارتباط بهتر با مشتریان خود استفاده کنند، کمک کنیم تا راحت تر این سیستم را راه اندازی کنند.

در عصری زندگی می کنیم که کسب و کارها و بیزینس ها در حال تغییر و تحول های مشتری مدارگونه می باشند. این تغییرات با جایگزین کردن تلفن تجاری سنتی با سیستم هوشمند ویپ آغاز شده. اگر در حال حاضر تجارت شما وابسته به تلفن ثابت است با راه اندازی ویپ از امکانات جانبی بسیار بالا آن مثل صرفه جویی و دسترسی آسان به تلفن مجازی بهرمند شوید.

مدیریت مرکز ویپ به چه معنا است؟

مدیریت موثر در مرکز سیستم تلفنی ویپ فرآیندی بوده که سرپرستان برای ساده سازی ارتباطات ورودی و خروجی بین کارشناسان و مشتریان، به کار می گیرند. خدمات ویپ مدیریت شده به این معنی بوده که با خرید ویپ ارائه دهنده شما همه چیزهایی را که در این زمینه نیاز دارید مدیریت می کند.

با مدیریت تجهیزات ویپ (ویپ)، شما را در انتقال بی دردسر به ارتباطات ابری راهنمایی می کند تا داده­ های شما را ایمن نگه دارد؛ به این ترتیب تیم مرکز تماس شما می تواند بدون وقفه به ارائه خدمات به مشتریان ادامه دهد. علاوه بر جلب رضایت مشتری، باید اطمینان حاصل کنید که کاربران شما به ابزار ها و اطلاعات لازم برای انجام وظیفه، دسترسی دارند. موارد زیر چند نمونه از عملیات مدیریت مرکز تماس ویپ است:

• اتوماسیون خدمات مشتریان
• خدمات مشتری و پشتیبانی فنی
• آموزش نمایندگان و مشارکت کارکنان
• مدیریت نیروی کار
• آنالیز بدون درنگ داده های مرکز تماس
• طراحی مسیریابی تماس ها
• تماس های خروجی و مدیریت لیست آن ها

چگونه سیستم تلفنی ویپ خود را بهتر مدیریت کنیم؟

سیستم تلفنی ویپ (Voice over Internet Protocol) یک فناوری مدرن است که ارتباطات تلفنی را از طریق اینترنت فراهم می کند. این فناوری به شما امکان می دهد تا از طریق یک شبکه داده، تماس های تلفنی را برقرار کنید و از ویژگی های پیشرفته مانند ایمیل صوتی، مکالمه چند نفره، انتقال تصویر و … استفاده کنید.

برای مدیریت بهتر سیستم تلفنی ویپ خود، می توانید از روش ها و راهکارهای زیر استفاده کنید:

1. مشخص کردن نیازهای سازمان: ابتدا باید نیازهای سازمان خود را در حوزه ارتباطات تلفنی تعیین کنید. بررسی کنید که چه ویژگی ها و امکاناتی برای شرکت شما حیاتی است.
2. انتخاب سیستم مناسب: بر اساس نیازهای سازمان، بهتر است یک سیستم تلفنی ویپ را انتخاب کنید که بهترین امکانات و قابلیت ها را دارا باشد و با سازگاری با سازمان شما.
3. آموزش کاربران: برای استفاده بهینه از سیستم تلفنی ویپ، کاربران سازمان باید آموزش داده شوند. این آموزش می تواند شامل مهارت های استفاده از امکانات ویپ، ایمنی و امنیت اطلاعات و … باشد.
4. مانیتورینگ و نظارت: برای افزایش کارایی و بهبود عملکرد سیستم تلفنی ویپ، لازم است که فعالیت ها و عملکرد آن را مانیتور کرده و نظارت داشته باشید.
5. به روزرسانی و بهینه سازی: سیستم تلفنی ویپ به مرور زمان نیاز به به روزرسانی دارد. لذا باید به روزرسانی های لازم را انجام داده و سیستم را بهینه سازی کنید.

با رعایت این موارد و استفاده از راهکارهای مناسب، می توانید سیستم تلفنی ویپ خود را بهتر مدیریت کرده و از امکانات و مزایای این فناوری بهره وری بیشتری برده و به بهبود عملکرد و ارتباطات سازمانی خود برسید.

ابزار های مدیریت را قبل از شروع کار سرویس آماده کنید

بسیاری سیستم های تلفنی برای استفاده کاربران توسط شرکت های مختلف ساخته شده اند. بعضی از این سیستم ها نرم افزاری می باشند و بعضی سخت افزاری. تجهیزات سخت افزاری سنگین و برای راه اندازی و مدیریت هزینه بر می باشند همینطور برای مدیریت اطلاعات رد و بدل شده درون آن ها باید از نرم افزار های مدیریت سیستم تلفنی استفاده کنید.

به طور معمول یک نرم افزار مدیریت سیستم تلفنی عملیات هایی مثل: ضبط تماس های صوتی و تصویری، مدیریت تماس های در حال برقراری، گرفتن نسخه بک آپ از اطلاعات سیستم تلفنی و نمایش اطلاعات آماری بر روی گراف ها و نمایش تاریخچه آن ها را انجام می دهد. بعضی از ابزار های مدیریتی همینطور قادر می باشند تا کیفیت تماس های برقرار شده را هم تشخیص داده و در پایگاه داده ای ذخیره سازی کنند.

ابزار های پیشرفته مدیریت سیستم تلفنی ویپ قادر می باشند تا به شکل Real-Time اطلاعات تماس هایی که در حال حاضر فعال می باشند را به مدیر نشان دهند و این امکانی بسیار فوق العاده برا کشف مشکلات سیستم تلفنی می باشد. به عنوان مثال کشف Delay و Jitter ها در یک تماس تلفنی، با کمک بعضی ابزار های مدیریتی قابل انجام می باشد.

مطمئن شوید اینترنت شما، صدا را هم مثل دیتا مدیریت می کند

استفاده از دو خط اینترنت جدا برای صدا و دیتا بسیار هزینه بر خواهد بود. پس بسیاری از مواقع شما یک خط اینترنت دارید که قرار است هم دیتا را مدیریت کند و هم صدا را منتقل کند. همینطور جدا از کاهش هزینه ها با یک خط اینترنت، بعضی از نرم افزار ها و سیستم های تلفنی نیاز به انتقال دیتا هم دارند و امکاناتی مثل ارسالن پیام های متنی را هم پشتیبانی می کنند.

پس حتما باید اینترنت شما قادر باشد همزمان دیتا و صدا را به بهترین شکل خود هندل کند. به عنوان مهم ترین پارامتر، پهنای باند اینترنت شما باید به اندازه کافی بالا باشد که قادر باشید میزان سنگینی اطلاعات را در واحد ثانیه منقل کنید. پارامتر های دیگر شامل آپتایم مناسب، عدم اختلال لحظه ای در برقراری ارتباط، انعطاف پذیری و مقیاس پذیری اتصال اینترنت می باشد.

مطمئن شوید سیستم تلفنی ویپ شما کاملا ایمن می باشد

این عملیات را باید قبل از شروع کار سرویس خود انجام دهید. کریستوفر کرمر از شرکت Nextiraone می گوید: “احتمال اینکه شما هک شوید خیلی کم است، اما اگر هک شدید هرگز فراموش نخواهید کرد.”

البته من نمی گویم که احتمال اینکه هک شوید پایین است! اکنون با پیرفت تکنولوژی ها و ساخت سیستم های مختلف، باگ های نرم افزاری بسیاری هم به وجود آمده اند ه از طریق آن ها امکان دارد سیستم تلفنی شما آسیب پذیر شده باشد. برای اینکه سیستم تلفن خود را امن کنید و از دست هکر ها دور نگه دارید، پیشنهاد می کنم به موراد زیر توجه کنید:

به ترافیک صدا با تنظیم کردن QoS بیشترین اولویت را بدهید

در یک جمله ساده باید بگوییم که QoS یک ابزار بوده که به یک کلاس یا نوع خاصی از ترافیک اولویت بیشتری می دهد. در یک سیستم تلفنی ویپ، QoS باید طوری تنظیم شود که صدا را نسبت به دیگر انواع داده در اولیت بالا تری قرار دهد.

این اولیت بندی صحیح به سیستم تلفنی شما کمک خواهد کرد تا یک کیفیت صدای مناسب را در اختیار شما قرار دهد. اما اگر همچنان پس از اولیت بندی مشکل انتقال صدا دارید، باید پارامتر های دیگر را هم بررسی کنید.

قفل کردن IP PBX

اگر از یک IP PBX استفاده می کنید، برای جلوگیری از تاثیر گذاری ویروس ها، آن را قفل کنید. قفل کردن IP PBX همینطور برای جلوگیری از حملات DoS هم موثر خواهد بود. به طور کلی رعایت امنیت مقوله ای پیچیده ولی بسیار بسیار مهم است، وقتی از انتقال صوت صحبت می کنیم، احتمال وجود اطلاعات حساس در آن صوت بسیار بالا می باشد. پس باید در زمان ایجاد، انتقال و نگهداری آن صوت نهایت امنیت لحاظ شود.

اگر در این زمینه نیاز به مشورت با افراد متخصص دارید. متخصصین کاوا ارتباطات هوشمند قادرند تا شما را برای مدیریت و راه اندازی سیستم تلفنی ویپ به بهترین شکل راهنمایی کنند.

استفاده از فایروال

فایروال ها شما از بسیاری از حملات هکر ها در امان نگه می دارند. اما باید مطمئن شوید که فایروال شما به طور صحیح کانفیگ شده. یک فایروال که درست تنظیم نشده باشد، در بسیاری از مواقع با نداشتن فایروال تفاوتی نخواهد داشت.

مهم ترین چیزی که در انتخاب یک فایروال برای سیستم تلفنی خود باید مد نظر قرار دهید، این بوده که آیا آن فایروال از پروتکل های مورد نیاز شما مثل SIP و H.323 پشتیبانی می کند یا خیر.

استفاده از رمز نگاری برای امنیت ترافیک صوتی

به طور معمول شما باید از ترافیک صوتی خود با کمک رمزنگاری یا همان Encryption محافظت کنید. وقتی هکر به اطلاعات شما دست پیدا می کند، اگر اطلاعات رمزنگاری نشده باشند، مثل یک فایل صوتی در اختیار او قرار خواهند گرفت. اگر از رمزنگاری استفاده کنید، حتی اگر هکر به اطلاعات شما دست پیدا کند، اطلاعات برای او ناخوانا خواهد بود.

خرید و راه اندازی سیستم تلفنی ویپ نت یک، بهترین و کامل ترین مجموعه فروش تلفن ویپ استوک و نو

آیا میخواهید ارتباطات خود را به سطح بالاتری برسانید؟ اگر پاسخ شما بله است، به فروشگاه بهترین مدل تلفن ویپ خوش آمدید. تلفن های ویپ، با استفاده از شبکه اینترنت، به شما امکان می دهند به صورت کاملا موثر و کم هزینه با همکاران و مشتریان خود در سراسر جهان ارتباط برقرار کنید.

با استفاده از سیستم تلفنی ویپ هزینه های تماس بین المللی را به صفر برسانید و به سرعت و کیفیت بالا تماس بگیرید. در فروشگاه تلفن ویپ، ما بهترین محصولات تلفن ویپ را با قیمت مناسب برای شما فراهم کرده ایم. همچنین، امکانات اضافی مانند ارسال پیام و تشکیل کنفرانس های تلفنی نیز در اختیار شماست. به فروشگاه تلفن ویپ ما سر بزنید و تجربه ای نوین از ارتباطات را تجربه کنید.