راه اندازی منشی تلفنی چیست؟ چرا به تلفن گویا نیاز داریم؟ آیا استفاده از تلفن ویپ برای منشی کار درستی است؟ برای راه اندازی تلفن گویا در تلفن ویپ چه کار باید کنیم؟ یکی از کلیدی ترین راه ها برای هرچه سریعتر پاسخ دادن به تماس مشتری و سامان دادن به تمام تماس های ورودی راه اندازی تلفن گویا می باشد. با وجودی که در دهه اخیر ارتباطات اینترنتی مثل واتساپ و اینستاگرام رواج یافته است، اما لزوم نصب و راه اندازی منشی تلفنی برای سازمان ها و شرکت های کوچک و بزرگ خدماتی، امری است اجتناب ناپذیر.
← تلفن گویا یا راه اندازی منشی تلفنی چیست؟
منشی دیجیتال هوشمند یا تلفن گویا مدت زمانی بوده که به عنوان یک خدمات و سرویس ارتباطی قوی در شرکت های ارائه خدمات یا فروش تجهیزات متفاوت، مورد استقابل قرار گرفته می باشد. شاید در ذهنتان بگویید سیستم منشی دیجیتال از سال ها پیش با ورود سانترال یا حتی تلفن خانگی به وجود آمده بود و نمی تواند سرویس و خدماتی هوشمند، قدرتمند یا منعطف باشد. با گذشت زمان و با مهاجرت تلفن های منسوخ مثل سانترال پاناسونیک به سمت تلفن های جدید و هوشمند نوع سرویس دهی تلفن های گویا یا همان منشی تلفنی تغییر کرده.
حتما شده بوده که با یک شرکت تماس بگیرید و به محض برقراری تماس به صورت اتوماتیک یک VOICE برای شما شرکت و خدمات آن را معرفی کرده باشد. این صدای ضبط شده پس از تعریف شرکت و خدمات آن بخش های مختلف را معرفی کرده و برای هر کدام یک کد را ذکر می کند، تا شما سریع تر بتوانید با آن واحد تماس برقرار کنید. به این VOICE از پیش ضبط شده و خدمات آن منشی تلفنی هوشمند یا تلفن گویا می گویند. در حقیقت باید گفت این سیستم یک ماژول نرم افزاری بر روی یک سیستم تلفنی VOIP ویپ بوده که به زیباترین شکل ممکن تماس های ورودی شما را هدایت می کند.
اگر برایتان سوال پیش آمده که سیستم تلفن VOIP چیست، باید بگوییم انتقال صدا و تصویر در بستر اینترنت را VOIP یا ویپ می گویند. غالب شرکت های معتبر بزرگ و کوچک برای برقراری جلسات و کنفرانس های صوتی و تصویری خود از آن بهره مند می شوند.
تلفن گویا و مرکز تلفن ویپ
پیش از این که هر توضیح خاصی در مورد تلفن گویا و امکانات مراکز تلفنی ویپ ارائه کنیم بهتر است با مفهوم هر کدام از این دو عبارت بیشتر آشنا شوید.
تلفن گویا چیست؟ احتمالا برای شما هم پیش آمده بوده که با یک سازمان برای دریافت خدماتی تماس می گیرید و پس از شماره گیری با یک پیغام صوتی از قبل ضبط شده مواجه می شوید که احتمالا می گوید “برای تماس با بخش فروش عدد 1، بخش مالی عدد 2 و …. را وارد نمایید.” . به طور کلی این سرویس که به مشتریان سازمان کمک می کند تا با انتخاب شماره های مختلف بتوانند با بخش ها و سرویس های مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند را سیستم تلفن گویا یا منشی تلفنی می نامیم. این سرویس به طور کلی روی مراکز تلفنی آنالوگ و سیستم های تلفنی VOIP قابل پیاده سازی و راه اندازی است.
VOIP چیست؟ کلمه VOIP مخفف عبارت Voice Over IP به معنای ارسال و دریافت بسته های صوتی در بستر شبکه است. در حقیقت سیستم های تلفنی VOIP نسل جدید تر و حرفه ای تر مراکز تلفنی آنالوگ هستند که به جای راه اندازی روی زوج سیم های مسی و خطوط آنالوگ، روی بستر شبکه های کامپیوتری راه اندازی می شوند و چون سیستم های کامپیوتری قابلیت برنامه ریزی و طراحی بسیار انعطاف پذیری دارند به ما این امکان را می دهند تا به کمک برنامه نویسی روی این سیستم ها بتوانیم مراکز تلفنی VOIP خود را به هر شکلی که مد نظر داریم توسعه داده و آن را شخصی سازی کنیم.
← چرا به تلفن گویا احتیاج داریم؟
همانطور که گفته شد راه اندازی منشی تلفنی روی سیستم های تلفنی ویپ می تواند امکانات فراوانی را در اختیار بخش های فروش، پشتیبانی و …. سازمان شما قرار دهد که این موضوع باعث می شود تا علاوه بر به دست آوردن رضایت و جلب اعتماد مشتریان سازمان، بازدهی و راندمان کار در شرکت خود را هم افزایش دهید.
کاربرد تلفن گویا
IVR یا همان تلفن گویا یا به عبارتی منشی تلفنی هوشمند سیستم جذابی بوده که اماکانت تعامل انسان با ماشین را برای پرسش و پاسخ فراهم می کند. ماشین دستورات انسان را که توسط سیستم تلفنی دریافت می شود اجرا می کند. در سیستم IVR اعداد 0 تا 9 از پیش تعریف شده و وظایف خاصی را انجام می دهند. بنا به اعلام VOICE از پیش ضبط شده، مشتریان متوجه می شوند برای ارتباط با واحد مورد نظرشان کدام عدد را فشار دهند و سپس دستور اجرا می شود. از این سیستم بر روی سانترال های تلفن به عنوان منشی تلفنی استفاده می شود.
مزایای تلفن گویا در مقابل سانترال TDA
راه اندازی منشی تلفنی در بستر اینترنت مزایای فراوانی در مقابل سیستم های سانترال tda دارد. مهم ترین مزیت راه اندازی تلفن گویا با کامپیوتر کاهش هزینه است! بنا به شرایط پیش آمده افراد زیادی مجبور شده اند وظایف خود را بصورت دورکاری انجام دهند. انواع سیستم تحت شبکه ویپ توانسته این امکان را برای دورکاری سازمان ها فراهم کند. اما دیگر مزایای راه اندازی سرویس تلفن گویا ؛
- نصب و راه اندازی راحت و آسان
- ضبط خودکار مکالمات
- برخلاف محدودیت های سانترال شما مجبور به استفاده از یک برند خاص مثل سانترال پاناسونيک نیستید
- راه اندازی سیستم نوبت دهی
- ثبت اطلاعات مشتریان
شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید: معرفی شغل اپراتور تلفن و مهارت های مورد نیاز برای یک اپراتور
← راه اندازی منشی تلفنی را از کجا شروع کنیم؟
برای این که بتوانید از این سیستم در سازمان خود بهره ببرید باید در قدم اول سازمان خود را به سیستم های تلفنی VOIP تجهیز کنید و از شرکت ارائه دهنده این خدمات بخواهید تا با ارائه راهکار های حرفه ای برای توسعه سیستم تلفنی سازمان بر اساس نوع کسب و کارتان شما را راهنمایی کند.
پس اولین گام برای دستیابی به همه این سرویس ها، صحبت با شرکت های ارائه دهنده خدمات سیستم تلفنی VOIP است که شما می توانید با جست و جو در گوگل، شماره تماس تعدادی از این شرکت ها را پیدا کرده و نوع خدمات، کیفیت مشاوره، قیمت و سابقه آن ها را با یکدیگر مقایسه کنید و در آخر با یکی از این شرکت ها قرارداد بسته و راه اندازی سیستم تلفنی را آغاز کنید.
با راه اندازی منشی تلفنی رایگان و حذف دخالت نیروی انسانی در بخش تماس و پاسخ به تلفن مشتریان؛ سازمان دهی تماس های دریافتی بخش زیادی از هزینه ها کم خواهد شد. این سیستم به تنهایی خواهد توانست تماس های غیر ضروری با داخل شرکت و داخلی های نامرتبط را حذف کرده و در صرف وقت و انرژی برای دوطرف مکالمه صرفه جویی کند.
- قدم اول؛ تماس با نمایندگی تلفن گویا برای فعال سازی پک های متنوع
- تهیه سخت افزار تلفن گویا؛ برای راه اندازی منشی تلفنی شما به یک کامپیوتر و تلفن خط شهری(تهیه یک خط از مخابرات منطقه) نیاز دارید.
- نرم افزار تلفن گویا؛ یک نرم افزار مبتنی بر FREE PBX و لینوکس بوده که برای راه اندازی اپراتور هوشمند تلفن گویا لازم می باشد.
پس از فراهم کردن موارد بالا که برای راه اندازی سرویس تلفن گویا لازم هستند می رسیم به نصب و راه اندازی تلفن گویا، برای نصب و راه اندازی تلفن گویا چه کاری انجام دهیم؟ نصب و راه اندازی تلفن گویا به دو صورت امکان پذیر می باشد. اولین روش نصب و راه اندازی تلفن گویا به صورت ساده بر روی تلفن سانترال پاناسونيک می باشد. در این روش با دریافت کارت مخصوص و اتصال به کامپیوتر می توانید امکانات این سیستم را به سانترال خود اضافه کنید. اما لازم به ذکر بوده که در این روش از تمام امکانات منشی هوشمند تلفنی نمی توانید کمک بگیرید.
روش دوم در مبحث آموزش راه اندازی تلفن گویا رایگان، راهی پیشرفته و با تمام امکانات منشی دیجیتال هوشمند توسط سیستم های مبتنی بر ویپ می باشد. این امکان یکی از ده ها امکان موجود در سیستم ویپ بوده که مستلزم راه اندازی کامل سیستم ویپ به عنوان سانترال تلفن یک مجموعه می باشد.
راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ
تلفن گویا یکی از ابزارهای مهم و کاربردی در تلفن ویپ است که به کاربران امکان می دهد با استفاده از صدا، پیام صوتی یا تصویر، با دیگران ارتباط برقرار کنند. راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ به شما امکان می دهد از این امکانات به بهترین شکل ممکن استفاده کنید و ارتباط خود را بهبود بخشید. برای راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ، ابتدا باید یک تلفن ویپ مناسب برای استفاده از این امکانات را تهیه کنید. سپس باید به یک ارائه دهنده خدمات تلفن ویپ مراجعه کنید تا این خدمات را بر روی تلفن خود فعال کنید.
بعد از راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ، شما می توانید با دیگران از طریق ویپ صحبت کنید، پیام صوتی ارسال کنید یا حتی تصاویر و فایل های صوتی را به اشتراک بگذارید. این امکانات به شما این امکان را می دهد که به راحتی با دیگران در تماس باشید و ارتباط خود را بهبود ببخشید. راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ یکی از روش های کارآمد برای ارتباط با دیگران است و به شما این امکان را می دهد که به صورت موثرتر و کارآمدتر با دیگران ارتباط برقرار کنید. این امکانات باعث افزایش بهره وری و بهبود کیفیت ارتباط شما با دیگران خواهد شد.
مراحل راه اندازی منشی تلفنی در تلفن ویپ
تلفن گویا یک سیستم تلفنی است که امکان برقراری تماس های تلفنی را از طریق اینترنت فراهم می کند. این سیستم به شما این امکان را می دهد تا به راحتی تماس های صوتی را از هر کجا که باشید برقرار کنید، بدون نیاز به خطوط تلفنی سنتی. با انجام این مراحل، شما می توانید به راحتی تلفن گویا را راه اندازی کرده و از فواید آن برای ارتباطات تلفنی خود بهره ببرید. این سیستم نه تنها هزینه های تماس های تلفنی را کاهش می دهد، بلکه امکانات بیشتری را نیز برای شما فراهم می کند:
- انتخاب سرویس دهنده تلفن ویپ: ابتدا باید یک سرویس دهنده تلفن ویپ را انتخاب کنید. برخی از معروف ترین سرویس دهنده های تلفن ویپ عبارتند از: Skype for Business, Vonage, RingCentral و 3CX.
- خرید تلفن ویپ: بعد از انتخاب سرویس دهنده تلفن ویپ، باید یک تلفن ویپ خریداری کنید. این تلفن ها به شکل کلاسیک تلفن های سنتی هستند، اما برای ارتباط با شبکه اینترنت استفاده می شوند.
- اتصال تلفن ویپ به شبکه اینترنت: بعد از خرید تلفن ویپ، باید آن را به شبکه اینترنت خود وصل کنید. این مرحله بستگی به نوع تلفن ویپ شما دارد، اما بیشتر تلفن های ویپ از پورت Ethernet برای اتصال به شبکه استفاده می کنند.
- تنظیمات تلفن ویپ: بعد از اتصال تلفن ویپ به شبکه، باید تنظیمات لازم را برای استفاده از سرویس تلفن گویا انجام دهید. این تنظیمات شامل اضافه کردن حساب کاربری تلفن گویا، تنظیمات شبکه و انتخاب شماره تلفن می باشد.
- استفاده از تلفن گویا: حالا که تمام مراحل راه اندازی تلفن گویا در تلفن ویپ را انجام داده اید، می توانید شروع به استفاده از این سرویس برای برقراری تماس های تلفنی کنید.
راه اندازی تلفن گویا روی سانترال یا VOIP ؟
شما می توانید سرویس تلفن گویا را روی سیستم های آنالوگ سانترال و یا سیستم های تلفن ویپ راه اندازی کنید. اما پیش از این که در مورد هر کدام از این دو روش تصمیمی بگیرید بهتر است تفاوت این دو حالت را هم مد نظر قرار دهید. به طور کلی راه اندازی و اجرای هر سناریویی روی سیستم های تلفنی VOIP با توجه به توسعه پذیر بودن این مراکز تلفنی می تواند منطقی تر باشد.
شما با راه اندازی منشی تلفنی در سیستم های تلفنی تحت شبکه می توانید آن را به هزاران شکل مختلف توسعه داده و ارتباط این سرویس را با بعضی امکانات و قابلیت های پیشرفته مراکز تلفنی ویپ برقرار کنید. این در صورتی بوده که راه اندازی منشی تلفنی روی سیستم های آنالوگ قدیمی صرفا یک سیستم هدایت تماس بسیار ساده را می تواند در اختیار شما قرار دهد.
برای این که درک بهتری نسبت به این موضوع داشته باشید، در ادامه چند مورد از امکانات پیشرفته ای که تنها با راه اندازی منشی تلفنی روی مرکز تلفن VOIP می توانید به آن ها دسترسی داشته باشید را معرفی کرده و آن ها را به طور خلاصه شرح می دهیم.
راه اندازی سیستم رزرواسیون روی تلفن گویا
یکی از سرویس های جذابی که می توانید از طریق راه اندازی تلفن گویا روی سیستم های تلفنی VOIP به آن دسترسی داشته باشید، سیستم رزرواسیون هوشمند است. فرض کنید شما صاحب یک هتل هستید و می خواهید سیستمی راه اندازی کنید که مشتریان شما بتوانند به صورت خودکار با تلفن های هتل تماس گرفته و برای خود اتاق رزرو کنند.
در چنین حالتی می توان روی سیستم های تلفنی ویپ قابلیتی پیاده سازی کرد که در قدم اول مشتری با تلفن های هتل تماس گرفته از او خواسته شود تا برای رزرو اتاق مثلا عدد 5 را وارد نماید. اگر مشتری عدد 5 را شماره گیری کند سیستم از وی می خواهد به کمک شماره های موجود در صفحه کلید تلفن، تعداد نفرات یا تخت اتاق، تاریخ ورود، تاریخ خروج، تلفن همراه و شماره ملی خود را هم وارد کند که سیستم هم پس از به اتمام رساندن این مراحل یک پیامک تایید رزرو اتاق برای مشتری ارسال می نماید.
پیاده سازی سیستم پشتیبانی هوشمند مشتریان
یکی از جذاب ترین امکاناتی که با راه اندازی منشی تلفنی و و ادغام با سیستم تلفنی VOIP می توانید به دست آورید قابلیت پشتیبانی هوشمند مشتریان است. فرض کنید شما صاحب یک شرکت ارائه دهنده خدمات اینترنت هستید و در حال حاضر به خاطر مشکلات فنی، اینترنت حدود 1000 نفر از کاربران شما موقتا قطع شده. طبیعتا در این لحظه با تماس های ورودی بسیار بسیار زیادی رو به رو می شوید که امکان دارد علاوه بر نارضایتی مشتریان، کاهش بازدهی پرسنل سازمان شما را هم به همراه داشته باشد.
در چنین مواقعی در صورتی که از این سیستم پشتیبانی هوشمند کمک بگیرید می توانید سرویسی پیاده سازی کنید که با توجه به شماره تلفن مشتری تماس گیرنده هویت وی را تشخیص داده و به کمک یک فایل صوتی از قبل ضبط شده ضمن عذرخواهی از مشتری، دلیل قطع شدن اینترنت و مدت زمان قطعی را هم به وی اعلام نماید. طبیعتا راه اندازی چنین سیستمی می تواند کمک بزرگی به بخش پشتیبانی سازمان یا شرکت شما کند.
پیاده سازی سیستم قصه گو و مسابقه تلفنی
یکی از قابلیت هایی که به احتمال زیاد قبلا با آن رو به رو شده اید تلفن های قصه گو است. شما می توانید با کمک تلفن گویای موجود در سیستم های تلفنی ویپ، سرویسی پیاده سازی نمایید که مشتریان بتوانند مثلا با تعیین محدوده سنی کودکان خود، به قصه های صوتی مختلفی دسترسی داشته باشند. طبیعتا برای دسترسی به این سیستم مشتریان یا باید اشتراک تهیه کرده و یا هزینه قصه را از طریق خطوط تلفن پرداخت نمایند.
← نصب و راه اندازی تلفن ویپ خود را به نت یک بسپارید!
آیا شما همیشه به دنبال راهی هستید که بتوانید هزینه های ارتباطات خود را کاهش دهید و بهترین خدمات را برای مشتریانتان فراهم کنید؟ آیا به دنبال یک راهکار مدرن و کارآمد برای ارتباطات تلفنی شرکتتان هستید؟ با نصب و راه اندازی تلفن ویپ خود به نت، می توانید این امکانات را به شرکتتان بیافزایید.
تلفن ویپ یک تکنولوژی مدرن و پیشرفته است که امکانات بسیاری را برای شرکت ها و سازمان ها فراهم می کند. با استفاده از تلفن ویپ، شما می توانید ارتباطات تلفنی شرکت خود را بهبود بخشیده و به مشتریانتان خدمات بهتری ارائه دهید. همچنین، با استفاده از تلفن ویپ می توانید هزینه های ارتباطات خود را کاهش دهید و به صرفه ترین راه برای ارتباطات تلفنی شرکتتان را انتخاب کنید.
با نصب و راه اندازی تلفن ویپ خود به نت، شما می توانید به راحتی و سریع این تکنولوژی را در شرکتتان پیاده سازی کنید. تیم ما با تجربه و متخصص ما، به شما کمک می کند تا بهترین راه حل برای نیازهای ارتباطات تلفنی شرکتتان پیدا کنید و آن را به صورت حرفه ای و کارآمد نصب و راه اندازی کنید.
پس از نصب و راه اندازی تلفن ویپ خود به نت، شما قادر خواهید بود تا به راحتی از امکانات بیشتری مانند تماس های ویدئویی، پیام های صوتی، ایمیل های خودکار و … استفاده کنید. همچنین، با استفاده از تلفن ویپ، می توانید از هر کجا و هر زمانی به ارتباطات شرکتتان دسترسی داشته باشید.
پس اگر می خواهید ارتباطات تلفنی شرکت خود را بهبود بخشیده و هزینه های ارتباطات خود را کاهش دهید، حتما تلفن ویپ خود را به نت بسپارید و از این تکنولوژی پیشرفته بهترین استفاده را برای شرکتتان ببرید.
